Договір про доручення обробки персональних даних (Додаток: DPA)

Останнє оновлення:

§1. Предмет, строк дії та характер обробки

  1. Цей Договір (далі – «Договір доручення» або «DPA») регулює правила доручення Terminka обробки персональних даних, володільцем яких є Партнер, у зв’язку з користуванням Послугами, зокрема застосунком Terminka Partner та пов’язаними модулями. Партнер у цьому Договорі – володілець персональних даних, Terminka (DOIT-BI Sp. z o.o.) – розпорядник у розумінні Закону України «Про захист персональних даних» № 2297-VI («Закон»).
  2. Строк дії: протягом строку дії договору про надання Послуг (Правила користування) та до моменту видалення або повернення даних відповідно до §10 цього Договору.
  3. Характер і мета: хостинг, зберігання, організація, упорядкування, ознайомлення, надання на вимогу Партнера, передача, обмеження та видалення – з метою забезпечення обслуговування клієнтів Партнера, ведення календаря та бронювань, адміністрування Облікового запису Партнера, користування платними функціями Terminka, комунікації, звітності та інтеграцій, зазначених Партнером. Якщо Партнер користується функцією публічного відображення Профілю або пропозиції, обробка може також охоплювати надання даних і матеріалів Партнера в каналах Terminka відповідно до конфігурації та інструкцій Партнера.
  4. Terminka є компанією, заснованою в Європейському Союзі, тому до її діяльності як розпорядника також застосовується Регламент (ЄС) 2016/679 (GDPR) на підставі його ст. 3(1). Положення цього Договору складено так, щоб одночасно відповідати вимогам Закону і ст. 28 GDPR.

§2. Категорії даних і осіб, обсяг дій

  1. Категорії осіб: клієнти Партнера (чинні та потенційні), персонал Партнера, користувачі облікових записів Партнера.
  2. Категорії даних: ідентифікаційні та контактні дані (наприклад, ім’я та прізвище, телефон, e-mail), дані бронювань (дати, статуси, послуги), нотатки щодо візитів, маркетингові згоди (якщо збираються), комунікація, ідентифікатори платежів і розрахунків, пов’язаних із користуванням Партнером платними функціями Terminka, технічні дані (логи, IP, ідентифікатори пристроїв), а також дані Карток Клієнта: відповіді в анкетах, згоди та підписані документи разом із метаданими підпису, скани паперових документів, фотографії до і після процедури та плани догляду.
  3. Спеціальні категорії даних: Партнер може обробляти в Картках Клієнта дані про здоров’я клієнтів (ст. 7 Закону; ст. 9 GDPR, якщо застосовується) на умовах розділу 8A Правил користування – на підставі однозначної згоди клієнта (п. 1 ч. 2 ст. 7 Закону), зібраної за допомогою інструментів Terminka, або іншої підстави, передбаченої законом, – і обмежує їх обсяг необхідним мінімумом. Налаштування анкет і згод Партнером є документально підтвердженим дорученням на обробку цих даних. Terminka обробляє їх виключно для надання Послуг Партнерові та застосовує до них заходи з §8, зокрема шифрування у стані спокою та журнал доступу. Поза Картками Клієнта Партнер не вносить спеціальні категорії даних до Послуг.

§3. Інструкції та обов’язки Партнера (володільця)

  1. Партнер заявляє, що має належну правову підставу для обробки даних та їх передачі Terminka, і самостійно виконує обов’язки володільця: повідомляє осіб, чиї дані збирає, про володільця, мету обробки та права, а також виконує обов’язки перед Уповноваженим Верховної Ради України з прав людини, зокрема повідомлення про обробку даних, що становить особливий ризик для прав і свобод осіб, якщо закон цього вимагає.
  2. Terminka обробляє дані виключно на підставі документально підтвердженого доручення Партнера (зокрема через налаштування в панелі, API, акцепт відповідних опцій в інтерфейсі Послуг, а також письмові або e-mail-інструкції), в обсязі та з метою, визначеними цим Договором, якщо лише обов’язок обробки не покладається правом України або ЄС. Доручення Партнера може також охоплювати опціональну підтримку впровадження, у тому числі технічне створення Облікового запису, первинне заповнення Профілю, а також імпорт або внесення даних пропозиції, послуг, цін, тривалості послуг і контактних даних на підставі матеріалів, переданих Партнером.
  3. Партнер відповідає за виконання щодо осіб, яких стосуються дані, інформаційних обов’язків і реалізацію їхніх запитів за підтримки Terminka відповідно до §6.

§4. Обов’язки Terminka (розпорядника)

Terminka зобов’язується, зокрема, до:

  1. забезпечення того, щоб особи, допущені до даних, зберігали конфіденційність і були належним чином навчені;
  2. застосування відповідних технічних та організаційних заходів захисту даних від незаконної обробки, випадкової втрати, знищення чи пошкодження, у тому числі заходів, зазначених у §8;
  3. підтримки Партнера у виконанні його обов’язків щодо безпеки даних, повідомлення про порушення, оцінки ризиків і взаємодії з органами нагляду;
  4. допомоги в реалізації прав осіб, про яку йдеться в §6;
  5. ведення реєстру категорій дій з обробки, якщо це вимагається;
  6. незалучення іншого розпорядника без дотримання §5;
  7. інформування Партнера про обов’язкове правове доручення, якщо право не забороняє такого розкриття;
  8. після завершення надання Послуг – видалення або повернення даних відповідно до §10.

§5. Субобробники (субпроцесори)

  1. Партнер надає загальний дозвіл на користування Terminka послугами субобробників.
  2. Актуальний перелік субобробників публікується на сайті Субобробники. Terminka забезпечує, що на кожного субобробника покладаються обов’язки не менш суворі, ніж у цьому Договорі.
  3. Terminka повідомить Партнера про заплановані зміни в переліку щонайменше за 15 днів (e-mail або повідомлення в панелі). Відсутність заперечення в цей строк означає згоду. У разі заперечення Сторони докладуть зусиль, щоб знайти рішення, наприклад відключення певної інтеграції; якщо це неможливо, Партнер може розірвати договір у частині, що стосується відповідної функціональності.

§6. Права суб’єктів персональних даних

  1. Terminka, з урахуванням характеру обробки, допомагає Партнеру в реалізації запитів суб’єктів персональних даних, зокрема щодо доступу, зміни, знищення, обмеження обробки, заперечення, відкликання згоди та – якщо застосовується GDPR – перенесення даних.
  2. Якщо запит надійде безпосередньо до Terminka, Terminka передасть його Партнеру, якщо на ній не лежить правовий обов’язок надати самостійну відповідь.
  3. Terminka впроваджує процеси, що забезпечують своєчасне опрацювання запитів та їх документування.

§7. Порушення захисту даних

  1. Про кожне порушення захисту даних, що стосується даних Партнера, Terminka повідомить Партнера без невиправданої затримки після виявлення порушення, передаючи в міру доступності щонайменше таку інформацію: опис порушення, категорії та орієнтовну кількість осіб і записів, ймовірні наслідки, вжиті та запропоновані заходи, контакт для зв’язку.
  2. Terminka співпрацює з Партнером у аналізі ризику, підготовці повідомлень до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, інших компетентних органів (зокрема UODO – органу нагляду за місцем заснування Terminka, якщо застосовується GDPR) або осіб, яких стосуються дані, а також у вжитті заходів реагування.

§8. Технічні та організаційні заходи (TOM)

Terminka застосовує щонайменше такі технічні та організаційні заходи:

  • шифрування передачі даних (TLS),
  • контроль доступу та повноважень, у тому числі ролі/ACL та MFA для персоналу,
  • сегментацію середовищ,
  • псевдонімізацію там, де це можливо,
  • шифрування даних у стані спокою, зокрема відповідей в анкетах і даних про здоров’я в базі даних (AES-256) та файлів у сховищі,
  • реєстрацію та моніторинг подій,
  • журнал доступу до даних Карток Клієнта (перегляд, завантаження, експорт, відкликання, видалення), захищений від непомітних змін,
  • доступ персоналу Terminka до змісту Карток Клієнта лише за дорученням Партнера або для усунення збою,
  • тести безпеки та управління вразливостями,
  • резервні копії та процедури відновлення,
  • процедури безперервності діяльності,
  • перевірку постачальників,
  • принцип мінімізації даних.

Детальний опис TOM може надаватися Партнерам на запит у формі контрольного листа або іншої рівнозначної документації.

§9. Аудити та перевірки

  1. Партнер має право провести аудит типу desk-audit на підставі анкети, звітів або документації не частіше ніж один раз на 12 місяців, із попередженням за 14 днів, у робочий час і без надмірного порушення діяльності Terminka. Аудит on-site можливий виключно в обґрунтованих випадках.
  2. Сторони забезпечують конфіденційність і безпеку інформації, що розкривається під час аудиту. Витрати на надзвичайні аудити несе Партнер, якщо лише аудит не виявить істотних порушень з боку Terminka.

§10. Повернення та видалення даних

  1. Після завершення надання Послуг Terminka, відповідно до вибору Партнера, заявленого протягом 30 днів, забезпечить експорт даних у структурованому форматі (наприклад, CSV/JSON), а потім видалить дані з операційних систем протягом 60 днів, якщо лише довше зберігання не вимагається законом; у такому разі дані будуть належним чином заблоковані.
  2. Резервні копії перезаписуються або видаляються у межах стандартних циклів зберігання.

§11. Передача даних за кордон

  1. Передача даних Партнера до Terminka (Республіка Польща) та їх зберігання в дата-центрах у Європейській економічній зоні (Amazon Web Services, Франкфурт і Стокгольм) є передачею персональних даних за кордон у розумінні ст. 29 Закону. Партнер доручає таку передачу в межах, необхідних для надання Послуг. База даних і файли Послуг, зокрема дані Карток Клієнта, зберігаються в дата-центрах у ЄЕП.
  2. Якщо дані передаються далі за межі ЄЕП (зокрема субобробникам у США), Terminka забезпечує правову підставу відповідно до ст. 29 Закону та розділу V GDPR, наприклад стандартні договірні положення (SCC), а також – якщо це необхідно – додаткові заходи, такі як шифрування або обмеження доступу. Перелік субобробників і застосованих механізмів передачі публікується на сторінці «Субобробники».

§12. Відповідальність, пріоритетність і спори

  1. Відповідальність Сторін визначається основним договором (Правила користування) у межах, допустимих законом.
  2. У разі суперечності положень пріоритет у питаннях обробки даних має цей Договір.
  3. До цього Договору застосовується право України; спори розглядаються судами України в порядку, визначеному розділом 12 Правил користування.

§13. Набрання чинності та форма

  1. Договір набирає чинності з моменту акцепту Правил користування Партнером (click-wrap) і становить їх невід’ємну частину.
  2. Сторони підтверджують, що цей Договір укладено в електронній формі відповідно до законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» та, якщо застосовується GDPR, відповідно до ст. 28(9) GDPR, і що він є рівнозначним договору в письмовій формі.
  3. Terminka веде облік акцептів, що охоплює, зокрема, дату і час акцепту, ідентифікатор облікового запису, адресу IP та версію документа, а також надає актуальну версію онлайн.

Контактні дані у справах захисту даних

Контакт з питань захисту даних: privacy@terminka.com

Поштова адреса:
DOIT-BI Sp. z o.o.
pl. Powstańców Śląskich 1/11
53-329 Wrocław
Polska (Республіка Польща)

Дата набрання чинності: 02.11.2026
Версія: 1.0 (UA)