Політика конфіденційності Terminka

1. Загальні положення

Ця Політика конфіденційності пояснює, яким чином DOIT-BI Sp. z o.o. з місцезнаходженням у Вроцлаві (Республіка Польща), pl. Powstańców Śląskich 1/11, 53-329 Wrocław, KRS 0001034827, NIP 8992959861, REGON 525250584, що діє під брендом Terminka («Terminka», «ми», «нас»), обробляє персональні дані у зв’язку з користуванням застосунками Terminka Partner і Terminka, вебсайтом terminka.com.ua, а також пов’язаними послугами та каналами комунікації.

Для нас важливо чітко пояснити, які дані ми збираємо, навіщо ми це робимо, кому можемо їх передавати та які права мають користувачі.

Terminka заснована в Європейському Союзі, тому до обробки персональних даних, яку ми здійснюємо самі (зокрема даних облікових записів Партнерів і Клієнтів), застосовується Регламент (ЄС) 2016/679 (GDPR) на підставі його ст. 3(1). Одночасно ми дотримуємося Закону України «Про захист персональних даних» № 2297-VI («Закон»). Там, де вимоги цих актів відрізняються, ми виконуємо вимоги обох.

2. Володілець даних і контакт

Володільцем персональних даних (у розумінні Закону) і контролером (у розумінні GDPR) є DOIT-BI Sp. z o.o., що діє під брендом Terminka.

Контактні дані:
DOIT-BI Sp. z o.o.
pl. Powstańców Śląskich 1/11
53-329 Wrocław
Polska (Республіка Польща)

Загальний контакт:
support@terminka.com
+48 570 704 956

У питаннях, пов’язаних із захистом персональних даних, можна звертатися за адресою:
privacy@terminka.com

3. Кого стосується ця Політика

Ця Політика стосується двох основних груп користувачів:

• Партнерів, тобто бізнес-користувачів (салонів, студій, кабінетів, фахівців), які користуються Terminka Partner,
• Клієнтів, тобто осіб, які користуються Terminka або іншими каналами Terminka для перегляду пропозиції, контакту з Партнером або здійснення бронювання.

4. Яку роль виконує Terminka

Залежно від ситуації Terminka може діяти як володілець даних або як розпорядник. Як володілець ми діємо насамперед тоді, коли обробляємо дані, пов’язані з обліковими записами Партнерів і Клієнтів, а також дані, необхідні для безпеки послуг, аналітики, підтримки користувачів, розвитку продукту та розрахунків Партнера з Terminka.

Натомість у випадку даних клієнтів Партнера, які обслуговуються в Terminka Partner, Terminka зазвичай виступає як розпорядник. Це означає, що Партнер залишається володільцем цих даних і самостійно визначає цілі та способи їх обробки у зв’язку з наданням власних послуг, а Terminka обробляє їх за його дорученням відповідно до Договору про доручення обробки персональних даних і не визначає мети обробки. Це стосується і Карток Клієнта – анкет (зокрема даних про здоров’я), згод, підписаних документів і фотографій, які Партнер веде для своїх клієнтів; правила їх обробки описує розділ 8A Правил користування.

5. Звідки ми отримуємо дані

Ми отримуємо персональні дані з різних джерел. Найчастіше ви самі передаєте їх нам, коли створюєте обліковий запис, заповнюєте профіль, контактуєте з нами або користуєтеся функціями застосунку та сервісу.

У деяких випадках дані можуть також надходити від інших користувачів, наприклад коли Клієнт здійснює бронювання у Партнера. Ми також можемо отримувати дані з додаткових сервісів і від постачальників, якими ви користуєтеся в межах Terminka, таких як постачальники входу, SMS або платежів для платних функцій. Частину інформації ми також збираємо автоматично під час користування послугами, наприклад у вигляді системних логів, технічних даних, ідентифікаторів пристроїв або аналітичних даних.

6. Які дані ми можемо обробляти

Обсяг даних залежить від того, якою частиною Terminka ви користуєтеся і з якою метою. Це можуть бути, зокрема:

• ідентифікаційні та контактні дані,
• дані облікового запису та профілю,
• дані, пов’язані з бронюваннями,
• комунікаційні дані,
• налаштування та вподобання користувача,
• розрахункові дані, пов’язані з користуванням Партнером платними функціями Terminka,
• технічні дані, зокрема ідентифікатори пристроїв, IP-адреса, логи, cookies і діагностичні дані.

Детальніший обсяг даних щодо Партнерів і Клієнтів описано далі, в окремих розділах цієї Політики.

7. З якою метою і на якій підставі ми обробляємо дані

Ми обробляємо персональні дані насамперед для того, щоб надавати й розвивати наші послуги. Це охоплює ведення облікових записів користувачів, обслуговування бронювань, комунікацію, пов’язану з візитами, технічну підтримку, безпеку системи, аналітику та розвиток функцій продукту.

У випадку Партнерів ми також обробляємо дані, необхідні для:

• розрахунків із Terminka,
• формування розрахункових документів,
• обслуговування платних функцій, таких як Підписка або додаткові послуги.

Підставами для обробки даних найчастіше є:

• укладення та виконання правочину, стороною якого ви є (п. 3 ч. 1 ст. 11 Закону; ст. 6(1)(b) GDPR),
• виконання обов’язку, покладеного на нас законом (п. 5 ч. 1 ст. 11 Закону; ст. 6(1)(c) GDPR),
• наш законний інтерес (п. 6 ч. 1 ст. 11 Закону; ст. 6(1)(f) GDPR),
• згода – якщо вона потрібна в конкретній ситуації (п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону; ст. 6(1)(a) GDPR).

Якщо обробка здійснюється на підставі згоди, ви можете відкликати її в будь-який момент. Відкликання згоди не впливає на законність обробки, здійсненої до відкликання.

8. Кому ми можемо передавати дані

Дані можуть передаватися суб’єктам, які підтримують нас у наданні послуг. Йдеться насамперед про:

• постачальників хостингу та хмарної інфраструктури,
• постачальників аналітичних і продуктових інструментів,
• постачальників входу,
• постачальників SMS- та e-mail-повідомлень,
• постачальників платежів для платних функцій Terminka,
• суб’єктів, які надають технічну, бухгалтерську, юридичну, безпекову або операційну підтримку,
• державні органи, якщо такий обов’язок випливає з положень закону.

Детальний і актуальний перелік суб’єктів обробки ми публікуємо окремо у спеціальному переліку субобробників.

9. Передача даних за кордон

Terminka є компанією, зареєстрованою в Республіці Польща, тому дані користувачів в Україні обробляються в Польщі та зберігаються в дата-центрах у Європейській економічній зоні (Amazon Web Services, Франкфурт і Стокгольм). Така передача даних за кордон здійснюється відповідно до ст. 29 Закону.

Деякі наші постачальники можуть обробляти дані за межами Європейської економічної зони, зокрема в США. У таких випадках ми дбаємо про те, щоб передача даних відбувалася відповідно до ст. 29 Закону та, у частині, у якій застосовується GDPR, розділу V GDPR, із застосуванням належних гарантій, таких як стандартні договірні положення або інші допустимі правові механізми. Перелік постачальників і застосовані механізми наведено в переліку субобробників.

10. Як довго ми зберігаємо дані

Ми зберігаємо дані лише стільки часу, скільки це потрібно для досягнення мети, для якої вони були зібрані. Дані, пов’язані з обліковим записом і користуванням послугами, ми зберігаємо протягом строку дії договору, а потім упродовж періоду, необхідного для розрахунків, розгляду рекламацій, пред’явлення або захисту від претензій. Бухгалтерські та розрахункові документи ми зберігаємо протягом строку, що вимагається законом. Технічні дані та логи безпеки ми зберігаємо протягом обмеженого часу, якщо лише довший строк не є обґрунтованим вимогами безпеки або правовими обов’язками. Дані, що обробляються на підставі згоди, ми зберігаємо до моменту її відкликання. Дані клієнтів Партнера, які ми обробляємо як розпорядник, ми зберігаємо відповідно до інструкцій Партнера та правил, описаних у Договорі про доручення обробки персональних даних. Строки зберігання даних із Карток Клієнта встановлює Партнер; якщо він їх не встановив, застосовуються стандартні строки Terminka, після закінчення яких дані видаляються автоматично.

11. Які права вам належать

Відповідно до ст. 8 Закону ви маєте право, зокрема:

• знати про джерела збирання своїх персональних даних, їх місцезнаходження, мету обробки та місцезнаходження володільця або розпорядника,
• отримувати інформацію про умови надання доступу до даних, зокрема про третіх осіб, яким вони передаються,
• отримувати доступ до своїх персональних даних,
• висувати вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх даних, якщо вони обробляються незаконно або є недостовірними,
• заперечувати проти обробки своїх даних,
• відкликати згоду на обробку,
• на захист від рішення, яке має для вас правові наслідки і ґрунтується виключно на автоматизованій обробці,
• звертатися зі скаргами на обробку своїх даних до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду.

Оскільки до власної обробки Terminka застосовується GDPR, щодо цієї обробки ви також маєте право на доступ, виправлення та видалення даних, обмеження обробки, перенесення даних і заперечення проти обробки, що ґрунтується на нашому законному інтересі.

З питань реалізації своїх прав ви можете звернутися до нас за адресою:
privacy@terminka.com
або
support@terminka.com

Якщо запит стосується даних, які ми обробляємо від імені Партнера, зокрема даних із Карток Клієнта, його виконує Партнер як володілець. Запит на доступ, експорт чи видалення таких даних ви можете надіслати Партнерові безпосередньо в застосунку Terminka; якщо він надійде до нас, ми передамо його Партнерові.

Скаргу на обробку даних можна подати до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду. Щодо обробки, до якої застосовується GDPR, ви також маєте право подати скаргу до Голови Управління захисту персональних даних Польщі (UODO) – наглядового органу за місцем заснування Terminka.

12. Видалення облікового запису та даних

Якщо ви хочете видалити обліковий запис, можете зробити це безпосередньо в застосунку, скориставшись відповідною опцією в налаштуваннях профілю, або зв’язатися з нами електронною поштою з адреси, пов’язаної з обліковим записом. Докладніше – на сторінці «Видалення облікового запису та даних».

Після видалення облікового запису ми видаляємо або знеособлюємо пов’язані з ним дані, якщо лише не маємо обов’язку зберегти їх частину на підставі закону або з огляду на необхідність захисту від претензій.

У випадку Партнерів можливий також експорт даних перед їх видаленням. Детальні правила експорту й видалення даних клієнтів Партнера також описані в Договорі про доручення обробки персональних даних.

Видалення облікового запису Клієнта не видаляє дані з Карток Клієнта, які зберігають Партнери. Їх видалення можна вимагати від Партнера, зокрема в застосунку Terminka.

13. Автоматизоване прийняття рішень

Ми не приймаємо щодо користувачів рішень, які викликають правові наслідки, виключно в автоматизований спосіб.

Водночас ми можемо використовувати обмежені механізми профілювання, наприклад для того, щоб краще адаптувати функції, контент або комунікацію до способу користування послугами. Такі дії ґрунтуються на нашому законному інтересі й не викликають правових наслідків для користувача.

14. Безпека даних

Ми дбаємо про безпеку персональних даних і застосовуємо відповідні технічні та організаційні заходи. Вони охоплюють, зокрема, шифрування передачі даних і даних у стані спокою, зокрема даних про здоров’я в Картках Клієнта, контроль доступу, управління повноваженнями, моніторинг подій, резервні копії та процедури реагування на інциденти. Ми зберігаємо дані в дата-центрах у Європейській економічній зоні (Amazon Web Services).

Доступ до даних мають виключно ті особи й суб’єкти, яким він потрібен для виконання своїх обов’язків.

Ми також користуємося послугами надійних постачальників інфраструктури, аналітики, комунікації та платежів, які забезпечують належні умови захисту даних відповідно до чинних стандартів і умов надання послуг.

Якщо платежі за платні функції Terminka здійснюються через зовнішнього постачальника платіжних послуг, Terminka не зберігає повних даних платіжних карток.

15. Cookies та подібні технології

У сервісі Terminka ми використовуємо файли cookies та подібні технології, які допомагають нам:

• забезпечувати належну роботу сайту,
• підтримувати сесію користувача,
• краще розуміти спосіб користування сервісом,
• розвивати наші послуги.

У мобільних застосунках ми також можемо використовувати такі технології, як SDK, ідентифікатори пристроїв або інші технічні ідентифікатори, якщо вони потрібні для:

• аналітики,
• безпеки,
• входу,
• діагностики.

Частина цих технологій є необхідною для роботи сервісу й застосунків. Інші служать аналітичним або функціональним цілям і можуть вимагати вашої згоди. Керувати налаштуваннями cookies можна за допомогою банера згоди або налаштувань браузера. Обмеження використання cookies може вплинути на роботу деяких функцій сервісу.

Додаткову інформацію про файли cookies можна знайти також на освітніх сайтах, присвячених цій темі, таких як aboutcookies.org або cookiecentral.com/faq/.

16. Дозволи мобільних застосунків і дані пристрою

Залежно від функцій застосунку ми можемо просити доступ до окремих дозволів пристрою. Це може стосуватися:

• контактів, якщо Партнер хоче одноразово імпортувати базу клієнтів із телефону,
• сповіщень, якщо користувач хоче отримувати нагадування й повідомлення,
• камери або галереї для додавання фотографії,
• геолокації під час пошуку послуг поблизу,
• пам’яті пристрою, необхідної для збереження локальних налаштувань.

Обсяг використовуваних дозволів залежить від операційної системи, налаштувань пристрою та того, якими функціями користувач реально користується.

17. Партнери (Terminka Partner)

У випадку Партнерів ми обробляємо дані, необхідні для створення та ведення облікового запису, налаштування профілю, управління пропозицією, персоналом, графіком роботи та бронюваннями.

Це можуть бути, зокрема:

• ідентифікаційні дані компанії та користувачів облікового запису,
• контактні дані,
• дані профілю діяльності,
• інформація про послуги, прайс-листи та промокоди,
• дані персоналу,
• технічні дані, пов’язані з користуванням застосунком.

Якщо Партнер користується платними функціями Terminka, ми також обробляємо дані, пов’язані з розрахунками Партнера з Terminka, такі як:

• дані для розрахункових документів,
• ідентифікатори платежів,
• SMS-баланс,
• розрахункові звіти щодо Підписки та додаткових послуг.

У частині даних клієнтів Партнера, які вводяться до Terminka Partner, обробка здійснюється відповідно до ролі розпорядника та правил, описаних у Договорі про доручення обробки персональних даних.

Дані Партнерів ми обробляємо з метою надання послуг, розрахунків, безпеки, аналітики, запобігання зловживанням, обслуговування інтеграцій і додаткових послуг, а також – у відповідних випадках – власного маркетингу Terminka.

18. Клієнти (Terminka)

У випадку Клієнтів ми обробляємо дані, необхідні для створення та обслуговування облікового запису, користування функціями застосунку, пошуку послуг, здійснення бронювань і комунікації, пов’язаної з візитами.

Це можуть бути, зокрема:

• ім’я та прізвище або псевдонім,
• адреса e-mail,
• номер телефону,
• дані для входу,
• уподобання користувача,
• історія бронювань,
• налаштування сповіщень,
• технічні дані, необхідні для роботи застосунку або сервісу.

Якщо Клієнт надасть відповідну згоду, ми також можемо обробляти аналітичні дані, пов’язані з користуванням застосунком або сервісом, з метою аналізу роботи продукту, покращення якості послуг і розвитку функцій.

Дані Клієнтів ми обробляємо насамперед для того, щоб надавати послуги, обслуговувати бронювання, забезпечувати безпеку та розвивати функції продукту. У випадку аналітичних даних, маркетингових дій або необов’язкових сповіщень підставою для обробки може бути згода, якщо вона є потрібною.

У застосунку Terminka Клієнт бачить також, окремо для кожного Партнера, свої Картки Клієнта: анкети, згоди та підписані документи. Ці дані, зокрема дані про здоров’я, зазначені в анкетах, ми обробляємо від імені Партнера, який є їх володільцем. Дані про здоров’я Партнер обробляє на підставі однозначної згоди Клієнта (п. 1 ч. 2 ст. 7 Закону). У застосунку Клієнт може завантажити копію підписаного документа, відкликати згоду, експортувати свої дані та надіслати Партнерові запит на їх видалення.

19. Зміни Політики конфіденційності

Ми можемо оновлювати цю Політику конфіденційності з правових, організаційних або функціональних причин. Про істотні зміни ми повідомимо в застосунку, на вебсайті або іншим відповідним каналом.

Дата набрання чинності: 02.11.2026
Версія: 1.0 (UA)